La présente déclaration relative à la protection des données (ci-après, la "Déclaration") s’applique à tout traitement de données personnelles d’individus, notamment nos clients, prospects, ou les personnes liées à ceux-ci, ainsi que les utilisateurs de nos sites internet et applications (ci-après, la/les "Personne(s) Concernée(s)") effectué dans le cadre des relations d’affaires existantes et/ou des relations avec des clients potentiels, y compris lors de l’utilisation de notre site internet et de nos applications (ci-après collectivement, la "Relation d’Affaires").

1. Responsable du traitement et principes

Cité Gestion SA, Rue de la Cité 15-17, 1204 Genève, Suisse (ci-après, "Cité Gestion") est le responsable du traitement des données personnelles traitées dans le cadre de la Relation d’Affaires.

Cité Gestion reconnaît l'importance de conserver les données personnelles de ses clients de manière confidentielle et de protéger leur droit à la vie privée, conformément aux règles imposées par la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).

Toutes données personnelles (ci-après, les "Données") utilisées dans le cadre d’une Relation d’Affaires seront traitées de manière licite, loyale, transparente et confidentielle par Cité Gestion.

2. Acceptation

La Personne Concernée, en sollicitant ou en contractant une Relation d’Affaires avec Cité Gestion, par la négociation ou la conclusion d’un mandat (dépôt d’actifs, gestion d’actifs, conseil en investissement, family office, ou autre) avec Cité Gestion, ou en transmettant des Données à Cité Gestion, confirme avoir lu et accepté la présente Déclaration et les traitements qui y sont décrits.

3. Finalités de la collecte des Données

Cité Gestion traite les Données principalement dans le but de fournir, documenter, améliorer et facturer ses services, mais également pour la préservation de ses intérêts légitimes. Cela comprend notamment le traitement destiné au respect des exigences légales (p. ex. vérification du cocontractant et de l’ayant droit économique), qui s’étendent à tout client ou potentiel client entrant en pourparlers avec Cité Gestion. Nous traitons également les Données des Personnes Concernées afin de communiquer avec elles, de répondre à leurs demandes et de leur transmettre des informations relatives à nos services, invitations à des évènements, offres commerciales ou newsletters. Si vous ne souhaitez pas recevoir d’offres commerciales ou de newsletters de notre part, vous pouvez vous désabonner en tout temps en nous écrivant à l’adresse email mentionnée cidessous au ch. 11.

En particulier, les Données sont traitées par Cité Gestion pour les finalités suivantes :

• l’ouverture, le maintien et l’exécution de la Relation d’Affaires et des services avec les Personnes Concernées ou le début d’une Relation d’Affaires avec Cité Gestion, y compris toutes les formalités relatives à l’identification de la Personne Concernée et des personnes liées à la Relation d'Affaires ; 

• la fourniture de tout autre service annexe fourni par les prestataires de services et les sous-traitants de Cité Gestion dans une Relation d’Affaires ;

• le respect des obligations légales et réglementaires auxquelles Cité Gestion est soumise en vertu de la réglementation applicable (notamment : loi sur le blanchiment d’argent et application des règlements y relatifs, réglementation financière internationale telle que p. ex. FATCA, échange automatique de renseignements fiscaux, etc.).

• la protection des intérêts prépondérants de Cité Gestion ou de tiers : prévention et élucidation des infractions pénales, gestion des risques, exercice des droits et défense dans les litiges, consultation et échange d'informations avec les bureaux d'information, vente de la totalité ou d’une partie des activités de Cité Gestion, sécurité informatique, sécurité des bâtiments (p. ex. par le biais de systèmes de badges ou de vidéosurveillance) et des installations.

• le développement, l’amélioration et l’analyse de produits et services et le bon fonctionnement du site web.

Cité Gestion peut également combiner vos Données avec d'autres informations (agrégation) ou effacer toute information permettant de vous identifier (anonymisation), de sorte qu'elles ne soient plus considérées comme des données personnelles en vertu de la législation applicable en matière de protection des données, auquel cas la présente Déclaration ne s'appliquera plus et nous pourrons utiliser ces données à des fins non prévues par la présente Déclaration (par exemple, à des fins d'analyse comparative, de recherche et développement interne, d'analyse ou pour développer et commercialiser de nouveaux services ou pour d’autres besoins de Cité Gestion ou de tiers).

4. Politique en matière d’utilisation des Cookies

Si vous visitez notre site internet, nous pouvons utiliser des cookies pour étudier certains aspects de votre utilisation. Les cookies sont de petits fichiers de données (fichier texte) qui sont stockés sur votre terminal (p. ex. ordinateur ou appareil mobile).

De manière générale, les cookies que nous pourrions utiliser visent à assurer la sécurité de nos prestations, à faciliter et améliorer votre navigation sur notre site internet, ou à établir des statistiques et volume de fréquentation et d’usage des fonctionnalités de notre site internet nous permettant d’améliorer son utilisation.

Vous pouvez en tout temps vous opposer à l’utilisation des cookies non essentiels en nous contactant aux coordonnées figurant au ch. 11.

5. Quelles sont les Données collectées ?

5.1. Types de Données

Cité Gestion est amenée à collecter les données suivantes (liste exemplative, non-exhaustive) auprès de ses contreparties (clients actuels ou potentiels, apporteurs d'affaires, tiers gérants, trustees, administrateurs de véhicules privés d'investissements, avocats, banques, autres intermédiaires financiers et contreparties) ou auprès d’autorités :

• Données d'identification : données d'identification personnelles (nom, prénom, titre, numéro fiscal) et données d'identification structurelles (informations relatives à des entités d'investissements), activités commerciales et professionnelles, fonctions professionnelles, liens personnels ou professionnels avec des tiers, exposition dans les médias ou les bases de données nationales ou internationales, publiques ou privées, mandataires ou représentants (y compris leurs coordonnées respectives), etc..

• Données d'identification émises par des services publics et autres registres : cartes d'identité, passeports, certificat d'incorporation, statuts, registre du commerce, registre foncier, registres d'actions.  Données de localisation : adresses personnelles, professionnelles, relatives à des entités d'investissements.

• Données de communication et d'identification électronique (personnelles et professionnelles) : numéros de téléphone, adresses email, WhatsApp, etc..

• Données financières : numéro d'identification et de comptes bancaires, moyens financiers, fortune, revenus, investissements, dettes, transactions financières et origine des fonds. Données complémentaires : informations liées à l’utilisation de notre Newsletter et à la participation à nos évènements, ainsi que les autres informations qui nous sont transmises par les Personnes Concernées ou des personnes liées à elles.

5.2. Informations collectées directement auprès des Personnes Concernées

Cité Gestion collecte et enregistre toutes les informations qui lui sont communiquées dans le cadre de la Relation d’Affaires, notamment à l’aide de ses systèmes de gestion de relations clients, ou qui résultent des interactions avec les prestations fournies (enregistrement des transactions, etc.). Le refus par la Personne Concernée ou de son représentant de communiquer certaines informations peut entraîner l'impossibilité pour Cité Gestion de conclure ou de maintenir une Relation d'Affaires. Dans certains cas, le refus de livrer certaines données imposées par la loi ou la réglementation applicable peut entraîner (i) une recherche par Cité Gestion pour l’obtention de ces informations par d’autres voies notamment si la législation le lui impose et/ou (ii) la communication de la Relation d’Affaires aux autorités pénales ou aux autorités compétentes en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

5.3. Informations collectées auprès de tiers ou de sous-traitants

Dans le cadre de la Relation d’Affaires, Cité Gestion peut également être amenée à collecter des Données auprès de tiers ou de sous-traitants (apporteurs d'affaires, trustees, administrateurs de véhicules privés d'investissements, avocats, banques, autres intermédiaires financiers, listes des sanctions internationales, ou autres informations disponibles auprès d’autorités publiques ainsi que des informations disponibles au public soit librement soit sur base de prestations payantes, telles que des données résultant de registres officiels (registre de commerce, registre fonciers, registres de poursuites, etc.) ou encore des données traitées par des bases de données professionnelles, soit en particulier Bloomberg, World-Check, FACTIVA, LexisNexis, Polixis ou leurs concurrents).

Les Données collectées auprès de tiers sont traitées de la même manière que les Données collectées directement auprès des Personnes Concernées (cf. paragraphe 5.2 ci-dessus).

Les catégories de données collectées auprès de tiers sont :

• Données d'identification : données d'identification personnelles (nom, prénom, titre, numéro fiscal) et données d'identification structurelles (informations relatives à des entités d'investissements), activités commerciales et professionnelles, fonctions professionnelles, liens personnels ou professionnels avec des tiers, exposition dans les médias ou les bases de données nationales ou internationales, publiques ou privées, mandataires ou représentants (y compris leurs coordonnées respectives), etc..

• Données d'identification émises par des services publics et autres registres : cartes d'identité, passeports, certificat d'incorporation, statuts, registre du commerce, registre foncier, registres d'actions.

• Données de localisation : adresses personnelles, professionnelles, relatives à des entités d'investissements.

• Données de communication et d'identification électronique (personnelles et professionnelles) : numéros de téléphone, adresses email, WhatsApp, etc… .

• Données financières : numéro d'identification et de comptes bancaires, moyens financiers, fortune, revenus, investissements, dettes, transactions financières et origine des fonds.

5.4. Informations collectées de manière automatisée

Cité Gestion peut aussi collecter de manière automatisée des Données, notamment quant à l’utilisation de nos services numériques, le lieu de connexion, l’adresse IP, y compris au moyen de cookies et d’autres éléments actifs, comme décrit plus en détail dans cette Déclaration.

6. Modalités de traitement des Données

Les Données sont traitées par Cité Gestion (en particulier ses organes, employés, filiales suisses ou étrangères) – ou par des sous-traitants sélectionnés en fonction de leur fiabilité et de leurs compétences, ainsi que par des responsables du traitement dûment désignés – uniquement dans le but d'exécuter les finalités spécifiées au paragraphe 3 ci-dessus (ci-après, les "Finalités"), principalement par le biais d'outils informatiques, mais aussi sur papier.

Cité Gestion conserve les Données pendant le temps nécessaire à l'exécution des Finalités dans le cadre desquelles elles ont été recueillies et conformément aux réglementations applicables. Sauf accord écrit contraire de la Personne Concernée, Cité Gestion est autorisée à détruire tous les fichiers ou enregistrements 10 ans après la date des services fournis.

De même, Cité Gestion supprime ou anonymise les Données (ou prend des mesures équivalentes) dès lors qu'elles ne sont plus nécessaires pour atteindre les Finalités, sous réserve (i) des exigences légales ou réglementaires applicables à la conservation des données sur une période plus longue, ou (ii) pour la détermination ou l’exercice de ses droits, ainsi que pour défendre ses intérêts, dans des procédures judiciaires, des enquêtes ou des procédures similaires, y compris des déclarations juridiques que Cité Gestion pourrait imposer pour préserver les informations pertinentes.

7. Profilage

Cité Gestion peut évaluer certaines caractéristiques des Personnes Concernées sur la base de données traitées automatiquement afin, notamment, de leur proposer des offres personnalisées, des conseils ou des informations sur ses services.

Toutefois, Cité Gestion n'utilise en principe pas de processus décisionnel automatisé en relation avec une Relation d’Affaires, une Personne Concernée ou une personne liée à celle-ci. Si tel est toutefois le cas dans un cas particulier, Cité Gestion respectera les exigences légales et réglementaires applicables.

8. Transmission des Données

Les Données peuvent être transférées à l’étranger. Nous ne transférons toutefois les Données dans des États extérieurs à la Suisse que si (i) il existe une protection des données appropriée, comparable à celle appliquée par la Suisse ou (ii) le destinataire concerné s’engage contractuellement envers Cité Gestion à assurer une protection équivalente selon des clauses de protection préalablement communiquées, approuvées, établies ou reconnues par le Préposé fédéral à la Protection des données et à la Transparence ou (iii) un tel transfert résulte d’une obligation légale de quelque nature que ce soit ou est autrement autorisé, notamment en vertu d’un des motifs listés à l’article 17 al. 1 LPD.

Nous ne transmettons aucune donnée personnelle à des tiers sans l’accord de la personne concernée, sauf lorsque cela a lieu en lien avec l’exécution des services fournis dans le cadre de la Relation d’Affaires ou lorsque cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente Déclaration. En particulier, Cité Gestion ne vend ni ne loue les Données à aucun tiers.

Des informations peuvent notamment être transmises à des banques dépositaires suisses ou étrangères, intermédiaires financiers suisses ou étrangers, ou encore à des autorités suisses ou étrangères, notamment à des autorités fiscales, conformément à des obligations de reporting fiscal. Il est précisé que dans le cadre de la mise en œuvre de la réglementation FATCA, les transferts de Données peuvent avoir lieu auprès de l'Internal Revenue Service (IRS) aux États-Unis ou de toute autre autorité fiscale compétente reconnue par l'IRS. De même, dans le cadre de la mise en œuvre de l'Echange Automatique de Renseignements (EAR), les transferts de Données peuvent avoir lieu auprès de toute autorité fiscale compétente, étant précisé que la condition de confidentialité des données est une obligation sine qua non stipulée par l'OCDE pour adhérer au mécanisme de l'Echange Automatique de Renseignements.

Cité Gestion peut en outre transmettre des Données à des sous-traitants en Suisse ou à l’étranger, en particulier à des prestataires informatiques, y compris des prestataires offrant des solutions cloud, et à des autres prestataires nécessaires pour la fourniture des services, dont certains peuvent être localisés hors de Suisse où avoir des liens avec l’étranger, y compris les États-Unis. Nous prenons dans ce cadre des mesures techniques et organisationnelles, y compris le chiffrement, pour limiter dans la mesure du possible l’accès aux Données par nos sous-traitants.

9. Confidentialité, sécurité et protection des Données

Cité Gestion est soumise à certaines obligations de confidentialité et/ou de respect du secret découlant des dispositions légales, du secret bancaire, du secret professionnel et des contrats conclus avec les Personnes Concernées, selon les cas.

Cité Gestion prend en outre les mesures appropriées pour préserver la confidentialité des Données, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables, en particulier celles relatives au secret bancaire et à la protection des données.

10. Droits des Personnes Concernées

Les Personnes Concernées peuvent exercer leurs droits conformément à la loi suisse applicable sur la protection des données. En particulier, les Personnes Concernées disposent des droits suivants, sous réserve des dispositions légales applicables (p. ex. loi sur les marchés financiers, loi FACTA, EAR, etc.) :

• droit de demander l'accès aux Données conservées ;

• droit de demander la rectification des Données conservées ;

• droit de demander l'effacement des Données conservées ;

• droit de demander une limitation du traitement des Données conservées ;

• droit de vous opposer au traitement des Données conservées ; et

• droit à la remise ou à la transmission des données personnelles dans un format interopérable.

Si le traitement de Cité Gestion se fonde sur le consentement de la Personne Concernée, celle-ci a le droit de révoquer en tout temps son consentement avec effet pour l’avenir. Dans un tel cas, Cité Gestion pourrait se trouver dans l’impossibilité de poursuivre la Relation d’Affaires en raison de ses obligations légales et se réserve le droit de mettre fin à celle-ci.

Pour exercer ses droits, les Personnes Concernées peuvent contacter Cité Gestion à l’adresse privacy@citegestion.com. Cité Gestion traite ces demandes en conformité avec le droit suisse sur la protection des données et peut également les refuser ou les exécuter de manière restreinte conformément aux dispositions légales.

En outre, les Personnes Concernées ont la possibilité de contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch).

11. Notices

Si vous avez des questions concernant la protection des Données par Cité Gestion ou toute autre question relative à la protection des données, vous pouvez nous envoyer un message détaillé à l’adresse (privacy@cite-gestion.com) et nous essaierons d’y apporter une solution dans les meilleurs délais.

12. Modifications

Il peut arriver que des modifications de la présente Déclaration soient nécessaires, p. ex. en cas de changement législatif, de modification de la manière dont Cité Gestion traite les Données, de l’évolution des activités de Cité Gestion ou encore de la modification de ses conditions générales. Dans ce cas, Cité Gestion publiera la nouvelle version sur son site internet. En règle générale, nous informons également les Personnes Concernées selon le mode habituel de communication lorsque nous apportons des modifications à la présente Déclaration.